Die digitale Betriebsprüfung

Es gibt Momente, die jedem Steuerpflichtigen ein wenig Angst machen. Hierzu gehört die Ankündigung des Finanzamts, dass eine Betriebsprüfung bzw. Außenprüfung erfolgen wird. Das bedeutet, dass ein Betriebsprüfer in der Regel die letzten 3 – 4 Jahre des Unternehmens (Jahresabschlüsse und Steuererklärungen) nochmals genau unter die Lupe nimmt und bis ins Detail nachforscht, Fragen stellt und Belege sehen will.

Die Vorschriften der Abgabenordnung zur Durchführung einer Außenprüfung folgten bisher der traditionellen Vorstellung, dass eine Buchführung papiergestützt erstellt wird. Dieses gesetzgeberische Konzept hatte mit der Wirklichkeit jedoch seit Jahrzehnten nichts mehr gemein. In der Realität hatte die EDV-gestützte Buchführung schon seit langem Einzug in die Unternehmen gehalten. Mit der Einführung des Rechts auf digitalen Datenzugriff seit dem 01.01.2002 hat der Gesetzgeber den Außenprüfungsdiensten der Finanzverwaltung, d. h. der Betriebs- Umsatzsteuersonderprüfung und der Lohnsteuer-Außenprüfung, ein Zugriffsrecht auf die elektronische Buchführung der Unternehmen eingeräumt und die gesetzlichen Bestimmungen an die Wirklichkeit angepasst.

Praktische Konsequenzen im Überblick

Der Steuerpflichtige kann die Finanzverwaltung nicht auf die Prüfung von Papierbelegen verweisen, wenn ein DV-System vorhanden ist.

Die Finanzverwaltung darf nun per Gesetz das DV-System des Steuerpflichtigen nutzen.

Die Außenprüfungsdienste können verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet werden oder ihnen auf maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Der Steuerpflichtige trägt die Kosten der Durchführung des Datenzugriffs.     

Die Pflichten des Steuerpflichtigen zur elektronischen Archivierung von Buchführungsunterlagen wurden erweitert (die Daten müssen „jederzeit verfügbar“ sein und „unverzüglich lesbar gemacht“ werden können) und der Prüfer kann verlangen, dass zu Beginn einer Außenprüfung alle Unterlagen vollständig vorliegen.

Was sind steuerrelevante Daten für digitale Betriebsprüfungen?

Der Datenzugriff erstreckt sich vollständig auf die Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung. Unklar ist noch, ob auch Daten der „parallelen“ Rechnungslegung z. B. nach US-GAAP oder IFRS hierzu gehören.

Nach Meinung der Finanzverwaltung können dem Datenzugriff auch Daten folgender Bereiche unterliegen:
betriebliche Kosten- und Leistungsrechnung,
Warenwirtschafts- und Materialwirtschaftssysteme
Dokumenten-Management- und Archivierungssysteme
Handelsbriefe
Kassenspeicher von elektronischen Kassen.

Demgegenüber unterliegen folgende Bereiche u. E. nicht dem Datenzugriff:
unternehmensinterne Planungs- und Gestaltungsüberlegungen (d. h. wenn letztlich keine Buchung zustande kommt, kommt ihnen keine steuerliche Bedeutung zu),
elektronischer Schriftverkehr zwischen Mandant und steuerlichem Berater, da er unter das Auskunftsverweigerungsrecht fällt,
nach betriebsinternen Bedürfnissen geführte Systeme z. B. interne Revision, Controlling, Risikomanagementsysteme, konzerninternes Berichtssystem.

Hinweis: ein Problemfeld ist die Prüfung von Kreditinstituten im Zusammenhang mit dem „Bankgeheimnis“.

Aufbewahrung und Archivierung von Unterlagen
Durch die Gesetzesänderungen ist die Wahlfreiheit bezüglich der Archivierungsmedien im Steuerrecht eingeschränkt. Die reine Aufbewahrung von Daten in Papierform ist seit 01.01.2002 nicht mehr ausreichend. Es müssen die Daten, die mit Hilfe der elektronischen Datenverarbeitung verarbeitet wurden, selbst bereitgehalten werden.Es besteht jedoch keine Pflicht, seine Buchführung in elektronischer Form zu erstellen. Man spricht in diesem Zusammenhang von sog. originär digitalen Daten.
Daten die (manuell) erfasst wurden, werden durch ihre Verarbeitung (Zuweisung zu Vorgängen, Konten, Lieferanten, Kunden) und Berechnung von abgeleiteten Werten, Zuordnung von Stammdaten zu originär digitalen Daten. Zusätzlich müssen diese in maschinell auswertbarer Form vorliegen. D. h. man muss durch Verknüpfung von Stammdaten mit Sortier- und Filterfunktionen einen wahlfreien Zugriff erhalten.
Maschinell auswertbar sind all jede Daten aus kaufmännischen Softwaresystemen die als Datensatz vorliegen. Eine pdf- oder tiff.Datei entspricht nicht den vorgegebenen Voraussetzungen.

Einzelbeispiele
Zum einen stellt sich die Frage, ob E-Mails zu den steuerrelevanten Daten gehören. Zum anderen übernimmt die E-Mail in der Praxis immer mehr die Beleg- und Nachweisfunktion. Handelt es sich also um eine E-Mail, die als steuerrelevant eingeordnet wird, muss ihre Archivierung mit einem unveränderbaren Index erfolgen, unter dem das Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann.
Auch Excel-Tabellen müssen mit einem solchen Index versehen werden, damit diese Excel-Datei nicht mehr verändert werden kann.
Ein Brief in Word, der zwar steuerlich relevante Informationen enthält, zum Beispiel die Ausgangsrechnung eines Unternehmers, wäre demnach zu archivieren, aber nicht in elektronischer Form, da diese Daten nicht weiterverarbeitet werden.

Systemumstellung von Hard- und Software
Auch in diesem Fall muss die maschinelle Auswertbarkeit der vor dem Systemwechsel archivierten Daten nach Ansicht der Verwaltung gewährleistet sein.

Fazit
Es ist mit einem erheblichen Anstieg der Anzahl der Außenprüfungen mit DV-Zugriff zu rechnen. Seit 2006 ist die komplette Prüfung von 4 Jahren möglich. Alle Betriebsprüfer sind geschult im Umgang mit dem Auswertungsprogramm der Finanzverwaltung IDEA. Der Datenzugriff wird hinsichtlich des Umfangs und Intensität erheblich zunehmen. Die Unternehmen sollten sich spätestens jetzt (zusammen mit ihrem Steuerberater) mit den Anforderungen des Datenzugriffs befassen und die technischen und organisatorischen Voraussetzungen schaffen. Wenn der Prüfer sich anmeldet ist es zu spät!