Die Steuerliche Berücksichtigung von Privatfahrzeugen

Der Bundesfinanzhof hat 2003 entschieden, dass die Bildung sogenannten gewillkürten Betriebsvermögens auch bei der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung möglich ist. In Folge dessen konnten insbesondere Freiberufler und Kleingewerbetreibende sämtliche Fahrzeugkosten als Betriebsausgaben geltend machen, auch wenn der betriebliche Nutzungsanteil des Fahrzeugs lediglich zwischen 10 und 50 Prozent betrug. Die private Fahrzeugnutzung konnte dann durch Anwendung der 1-Prozent-Regelung pauschal abgegolten werden.

Da der Gesetzgeber seit kurzem die Auffassung vertritt, dass die pauschale Abgeltung der Privatnutzung von Fahrzeugen durch die 1-Prozent-Regelung zu „missbräuchlichen Steuergestaltungen“ führt, soll künftig eine betriebliche Zuordnung und damit eine pauschale Abgeltung durch die 1-Prozent-Regelung nur noch für solche Fahrzeuge möglich sein, die zu mindestens 50 Prozent betrieblich genutzt werden.

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage inwieweit Fahrzeuge ertragsteuerlich und umsatzsteuerlich berücksichtigt werden können, wenn sich diese im Privatvermögen befinden und der Unternehmer somit von der 1-Prozent-Regelung keinen Gebrauch machen kann.

Ertragsteuerliche Berücksichtigung

Ertragsteuerlich gibt es zum einen die Möglichkeit die tatsächlich angefallenen laufenden Fahrzeugkosten anteilig anzusetzen; hierbei ist das Verhältnis der unternehmerischen gefahrenen Kilometer zu den Jahreskilometern des Fahrzeug maßgebend. Zum anderen besteht die Alternative pauschal € 0,30 pro gefahrenen Kilometer als Betriebsausgaben zu berechnen. Der unternehmerischen Nutzung des Fahrzeugs zuzurechnen, sind sowohl die Fahrten des Unternehmers zwischen Wohnung und Betriebsstätte als auch Familienheimfahrten aufgrund einer aus betrieblichen Anlass begründeten doppelten Haushaltsführung. Die Wertminderung (Afa) ist aufgrund fehlender Zuordnung zum Betriebsvermögen nicht möglich.

Ein Betriebsausgabenabzug in Höhe der Entfernungspauschale kommt auch dann in Betracht, wenn die tatsächlich angefallenen anteiligen Kosten geringer sind als die Entfernungspauschale. Grundsätzlich hat der Unternehmer die Möglichkeit die für ihn günstigere Alternative zu wählen; es sei denn, dass der Ansatz der Pauschale von den tatsächlich entstandenen Aufwendungen so wesentlich abweicht, dass deren Anwendung zu einer offensichtlich unzutreffenden Besteuerung führen würde.

Es empfiehlt sich daher die anteiligen laufenden Fahrzeugkosten wozu z.B. die Ausgaben für Benzin und sonstige Betriebsstoffe, Wartung und Reparatur des Fahrzeugs, die Kraftfahrzeug-steuer, die Fahrzeug-Haftpflichtversicherung, Park- und Mautgebühren sowie Zinsen für ein Darlehen zur Finanzierung des Fahrzeugs gehören, mit dem Ansatz der Kilometerpauschale zu vergleichen . Die gewählte Methode muss sodann für mindestens ein Wirtschaftsjahr beibehalten werden; bei einem Fahrzeugwechsel besteht jedoch die Möglichkeit auch unterjährig zu wechseln.

Etwaige gegen den Steuerpflichtigen verhängte Ordnungs- und Bußgelder können nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Dagegen sind die mit einem Unfall während einer betrieblichen Fahrt zusammenhängenden Kosten unabhängig vom Verschulden des Steuerpflichtigen in voller Höhe abzugsfähig.

Strittig ist allerdings wie die exakte Pkw-Nutzung der Finanzverwaltung nachzuweisen ist. So sieht der Gesetzgeber vor den privaten Nutzungsanteil entweder zu schätzen, oder mittels eines Fahrtenbuches nachzuweisen. Möchte man sich vor überhöhten Schätzungen der Finanzverwaltung schützen, wird geraten ein entsprechendes Fahrtenbuch zu führen.

Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch muss grundsätzlich hinsichtlich betrieblicher Fahrten mindestens folgende Angaben enthalten: Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Wird ein Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen. Hinsichtlich der Privatfahrten genügen die Kilometerangaben, für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte ein kurzer Hinweis.

Umsatzsteuerliche Berücksichtigung

Während für den Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten eine betriebliche Zuordnung des Fahrzeugs Voraussetzung ist, ist der Vorsteuerabzug aus den laufenden Kosten unabhängig von der Zuordnung des Fahrzeugs zum Betriebsvermögen möglich. Maßgebend für den betrieblich bedingten Anteil ist auch hier das Verhältnis der unternehmerischen gefahrenen Kilometer zu den Jahreskilometern des Fahrzeugs. Der Unternehmer kann dann Vorsteuerbeträge z.B. aus Benzin und Wartungskosten im Verhältnis der unternehmerischen zur nichtunternehmerischen Nutzung abziehen. Vorsteuerbeträge, die unmittelbar und ausschließlich auf die unternehmerische Verwendung des Fahrzeugs entfallen z.B. Vorsteuerbeträge aus Reparaturaufwendungen in Folge eines Unfalls während einer unternehmerisch veranlassten Fahrt, können in voller Höhe abgezogen werden.

Da eine pauschale Vorsteuerermittlung aus Fahrzeugkosten nicht mehr zulässig ist, müssen die auf die unternehmerischen Fahrten entfallenden Vorsteuerbeträge mittels Rechnungen mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer oder sogenannter Kleinbetragsrechnungen nachgewiesen werden. Für Unternehmer, die ihre Aufwendungen für unternehmerische Fahrten lediglich anhand des ertragsteuerlichen Pauschalwerts von € 0,30 ermitteln, kommt ein Vorsteuerabzug aus den Fahrzeugkosten folglich nicht in Betracht.

Zusammenfassend empfiehlt es sich deshalb schon aus umsatzsteuerlichen Erwägungen sämtliche Belege aufzubewahren und ein entsprechendes Fahrtenbuch zu führen auch wenn ertragssteuerlich von der Entfernungspauschale Gebrauch gemacht wird.